حيل وأنظمة وتقنيات لزيادة إنتاجك : يشير مصطلح “الاختراقات الإنتاجية” إلى حيل بسيطة وسهلة التطبيق لتحسين الإنتاجية. وتسمى هذه “الاختراقات” – جنبًا إلى جنب مع الأنظمة المنظمة المصممة لتحسين الإنتاج .(مثل طريقة إنهاء الأشياء) ، أو الأساليب المنظمة من أجل- فعل القوائم – لديها قوة سحب نفسية قوية. بالنسبة للكثيرين ممن يعانون من الإنتاجية ، فإن فكرة اتخاذ الخطوات اللازمة ليصبحوا أكثر فعالية. في العمل أو المنزل أو المدرسة يمكن أن تكون أمرًا شاقًا. البحث عن نظام “الاختراق” المثالي ، أو على النقيض من ذلك . يمكن أن تجعل خدعة قائمة المهام العملية تبدو أكثر إمتاعًا ، وأقل تخويفًا ، وأكثر قابلية للتحقيق في نهاية المطاف. وعلى الرغم من أن القليل من الاختراقات الإنتاجية ستكون حقًا الحل السحري الذي تم رسمه . إلا أنها غالبًا يمكن أن تساعد شخصًا ما على أن يصبح أكثر تركيزًا بشكل ملحوظ والإنتاجية والكفاءة.
جدول المحتويات
حيل وأنظمة لزيادة إنتاجك
على المدى الطويل ، يعد تغيير العادات هو المفتاح لتحسين الإنتاجية. جزء كبير من السبب في أن الاختراقات الإنتاجية والأنظمة الصارمة تحظى بمثل هذا الجاذبية الواسعة. هو أنها تجعل تغيير عادات الشخص المتأصلة منذ فترة طويلة وغير المنتجة أمرًا سريعًا وسهلًا وغير مؤلم. ولكن على الرغم من أن هذه الأساليب غالبًا ما يتم الترويج لها (أو بيعها) باعتبارها علاجات للإنتاجية . إلا أنها لا تزال تتطلب التفاني لبدء العمل والمحافظة عليه. يمكن أن يساعد تعديل بيئة الفرد لزيادة احتمالية الإنتاجية . و / أو التركيز على تحسين الحافز بالإضافة إلى الإنتاجية . على الالتزام بشكل أفضل باختراقه واستراتيجياته المكتشفة حديثًا دون الشعور بالإرهاق أو الإحباط.
إقرأ أيضا:الهيموفوبياما الاختراقات الإنتاجية التي يمكن أن تساعدني في إنجاز المزيد؟
بالنسبة لشخص معين ، من المرجح أن تتنوع فعالية “حيل الإنتاجية” بشكل كبير. عادةً ما يكون أفضل نهج هو اختبار العديد من “الاختراقات” .والجمع في نهاية المطاف القليل منها في نهج يتداخل مع أهداف الفرد . وأسلوب الإنتاجية ، ومستوى التحفيز.
ومع ذلك ، فإن بعض الاختراقات الإنتاجية الشائعة الاستخدام تشمل:
- استخدام قائمة المهام ، أو ضبط تذكيرات الهاتف للمهام ، أو تتبع التقدم خارجياً بطريقة أخرى
- تخصيص فترات زمنية محددة لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، وإغلاق البرنامج بقية يوم العمل
- تغيير بيئة الفرد بشكل دوري – من خلال العمل في المقهى ، على سبيل المثال ، أو الجلوس في الحديقة لتوضيح تقرير
- تحويل المهام الشاقة إلى لعبة
- مكافأة الذات على الانتهاء من أجزاء أصغر من مشروع أكبر
- أخذ فترات راحة متكررة (ويفضل أن تكون تلك التي تتضمن الحركة)
- إنهاء المهام التي تستغرق أقل من دقيقتين على الفور عندما تخطر ببال المرء ، بدلاً من محاولة دفعها إلى وقت لاحق
لزيادة إنتاجك : ما هي بعض أنظمة الإنتاجية الشائعة؟
تشمل أنظمة الإنتاجية الشائعة طريقة Getting Things Done (GTD) .وتقنية بومودورو ودفتر يوميات bulleting و Eat That Frog و Zen to Done. بينما يتم شرح بعض الأنظمة المعروفة على نطاق واسع (مثل GTD أو Zen to Done). في الكتب أو تتطلب عضوية ، فإن البعض الآخر ، مثل تقنية Pomodoro و bullet Journal ، يتمتعون بحرية التعلم والتنفيذ.
إقرأ أيضا:كيف تتعاملين مع حماتك ؟ما هي طريقة إنجاز الأشياء؟
طريقة Getting Things Done (GTD) هي نظام إنتاجي طوره المستشار الإنتاجي والتنظيمي. David Allen وانتشر في كتابه الصادر عام 2001 بعنوان Getting Things Done. تتضمن المبادئ الأساسية لنظام إنهاء المهام ، تدوين كل ما يجب القيام به .وتقسيمها إلى خطوات قابلة للتنفيذ ، وتجميع المهام المتشابهة معًا ، وجدولة فترات زمنية لإكمالها. على الرغم من أن العديد من جوانب طريقة إنهاء الأشياء الجيدة .معروفة على نطاق واسع أو تشترك فيها أنظمة إنتاجية أخرى . فقد اكتسبت طريقة إنهاء الأشياء الجيدة عددًا كبيرًا من المتابعين لبساطتها ووضوحها. يدعي بعض المؤيدين أنه بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية ، قد يقلل نظام إنهاء الأشياء أيضًا من القلق.
ما هي تقنية بومودورو؟
تقنية بومودورو هي تقنية توقيت بسيطة نسبيًا يُعتقد أنها فعالة لمساعدة شخص ما على إنجاز شيء معين أو العمل بكفاءة أكبر على المدى الطويل. شخص ما يستخدم تقنية بومودورو سوف يضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة ويعمل على مهمة واحدة طوال تلك المدة. عندما يرن العداد ، سيستغرقون استراحة لمدة 5 دقائق ، ويعيدون ضبطه لمدة 25 دقيقة ، ويبدأون مرة أخرى (إما في نفس المهمة ، إذا لزم الأمر ، أو في مهمة مختلفة). بعد العمل لأربعة “بومودوروس” (كل 25 دقيقة تعتبر بومودورو واحدة) ، سوف يأخذون استراحة أطول – عادة من 15 إلى 30 دقيقة.
إقرأ أيضا:التحكم في الحياةتم تسمية تقنية بومودورو على اسم مؤقت على شكل طماطم ، استخدمه مبتكرها ، فرانشيسكو سيريلو ، لابتكار هذه التقنية (بومودورو هو إيطالي لكلمة “طماطم”). على الرغم من وجود القليل من الأبحاث الرسمية لدعم فعالية التقنية ، إلا أن العديد من الأفراد والمدربين ومحترفي إدارة الوقت أفادوا أنها تساعد في زيادة الإنتاجية من خلال تحسين التركيز وتثبيط تعدد المهام.
ما هو دفتر اليومية الرصاصة؟
دفتر اليومية Bullet هو نظام إنتاجي وتخطيط ابتكره مصمم اسمه Ryder Carroll. يتطلب دفتر يوميات واحد يتم استخدامه بعد ذلك لتتبع كل شيء تقريبًا في حياة المستخدم – بما في ذلك الجدول الزمني والأهداف والمواعيد والأحداث والميزانية والأفكار العشوائية وأي شيء آخر يرونه مناسبًا للاحتفاظ به هناك. تتم كتابة المعلومات بنقاط نقطية قصيرة وبسيطة (ومن هنا جاء اسم النظام) ويتم الإشارة إليها عادةً برموز أو ألوان تشير إلى ماهية كل عنصر. على الرغم من أن Carroll لديه موقع ويب وكتاب يحددان نظامًا للمستخدمين لأول مرة ، إلا أن المجلات النقطية قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ويقوم العديد من المستخدمين بإنشاء أنظمة وتخطيطات فريدة تلبي احتياجاتهم الخاصة.
لماذا مجلة الرصاصة كمثال للتشجيع؟
اكتسب نظام دفتر اليومية الرصاصة شعبية واسعة في النصف الأخير من العقد الماضي ، بسبب بساطته ، وادعاءاته بالفعالية ، ولأن عمل دفتر اليومية على شكل رصاصة يمكن أن يكون ممتعًا من الناحية الجمالية ؛ يفخر العديد من صحفيي الرصاص بتجميل مجلاتهم و / أو مشاركتها على وسائل التواصل الاجتماعي. قال كارول نفسه إن التدوين الرصاصي ساعده في إدارة صعوبات التعلم واضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه ، وكلاهما تم تشخيص حالته عندما كان طفلاً ؛ نظرًا لقلة حاجز النظام أمام الدخول ، فقد كان شائعًا في مجتمع ADHD ، وأولئك الذين يعانون من مشاكل في الذاكرة ، وغيرهم ممن يكافحون لاتباع أنظمة أو إجراءات روتينية معقدة.
كيف يمكنني إنجاز المزيد في وقت أقل؟
على الرغم من أنه قد يؤدي إلى نتائج عكسية ، إلا أن من بين أبسط الطرق لإنجاز المزيد في وقت أقل التخلص من تعدد المهام والتركيز فقط على مهمة واحدة. يتطلب تعدد المهام من الدماغ تحويل تركيزه بشكل متكرر ، وهو أمر غير فعال ومستنزف عقليًا ؛ كل مفتاح ، مهما كان سريعًا ، ينتج عنه ضياع الوقت.
هناك طرق أخرى غير بديهية لتحقيق المزيد أثناء العمل لوقت أقل وهي أخذ فترات راحة متكررة. تعمل الفواصل على “إعادة ضبط” الدماغ والجسم وتقليل فرصة تشتيت الانتباه أو الجوع أو الملل أو التعب أثناء العمل – وكل ذلك يمكن أن يقلل الكفاءة.
هل يمكنني “اختراق” حافزي؟
تم تصميم استراتيجيات وحيل معينة لتعزيز الحافز المتأخر ، للأهداف قصيرة وطويلة المدى. تتضمن حيل التحفيز ما يلي:
- التجميع: الجمع بين الأنشطة غير المرغوب فيها والأنشطة المرغوبة ؛ على سبيل المثال ، يمكن للشخص الذي يكافح من أجل العثور على الدافع لممارسة الرياضة التأكد من القيام بذلك أثناء الاستماع إلى البودكاست المفضل لديه
- نظام الأصدقاء: إكمال المهام مع صديق أو “شريك مساءلة” آخر ؛ يوصي بعض الخبراء بأن تتم مهام “إدارة الحياة” البسيطة والمملة (دفع الفواتير ، وجدولة المواعيد ، وما إلى ذلك) بحضور صديق لجعل المهمة أقل إزعاجًا
- ذاتك المستقبلية: تخيل عمدًا كيف ستشعر “الذات المستقبلية” إذا كان الهدف مكتملًا (أو لم يكتمل) ؛ يمكن أن يكون هذا بمثابة تعزيز إيجابي وسلبي ، بناءً على الأسلوب التحفيزي المفضل للفرد
هل يمكنني “اختراق” بيئتي لدعم أهدافي بشكل أفضل؟
نعم. وجدت الأبحاث باستمرار أنه من المرجح أن يلتزم الناس بالعادات الجيدة إذا كانت الإشارات والأدوات مدمجة مباشرة في بيئتهم. يجب على الشخص الذي يريد تناول المزيد من الفاكهة الطازجة ، على سبيل المثال ، شراء سلة فواكه وتخزين الفاكهة مباشرة على المنضدة الخاصة بهم ، حيث سيتم تذكيرهم بصريًا بهدفهم طوال اليوم. من ناحية أخرى ، يمكن للشخص الذي يريد تحسين تركيزه في العمل إعادة توجيه مكتبه بحيث يصبح ظهره عند الباب ، مما يجعله أقل عرضة لتشتيت انتباه زملائه في العمل.
إلى جانب السلوكيات المحددة التي يرغب الفرد في الترويج لها ، هناك تعديلات بيئية إضافية قد تحسن الإنتاجية. على سبيل المثال ، ارتبط العمل في غرفة جيدة الإضاءة وجيدة التهوية بزيادة الرفاهية والإنتاجية والتركيز ، بينما ارتبط وجود النباتات القريبة بزيادة الانتباه ووقت رد الفعل.
تقنيات قوائم المهام
نادرًا ما يتم تصنيف قوائم المهام على أنها اختراق للإنتاجية. لكنها من بين الأدوات الأكثر شيوعًا لإنجاز المزيد من الأشياء ، ويمكن أن يكون للنهج الذي يتبعه المرء في قائمة مهامه تأثير كبير على مدى فائدته في تحسين إنتاجيته. مثل الاختراقات والأنظمة الموضحة أعلاه ، لن تعمل كل إستراتيجية قائمة مهام مع أي شخص يحاول ذلك ؛ بدلاً من ذلك ، سيكون من الضروري في كثير من الأحيان لشخص يهدف إلى أن يكون أكثر إنتاجية أن يجرب عدة طرق لمعرفة كيف يمكن لقائمة مهامه أن تعمل بشكل أفضل بالنسبة له.
قوائم المهام لزيادة إنتاجك ؟
بشكل عام نعم ، لكن هذا يعتمد. غالبًا ما ثبت أن قوائم المهام تكون فعالة إذا تم استخدامها بشكل متسق – ولكن ما إذا تم استخدامها باستمرار يميل إلى الرجوع إلى شخصية شخص ما ، وأسلوب إنتاجيته ، وطبيعة العمل الذي يتعين القيام به. وجدت بعض الأبحاث ، على سبيل المثال ، أن الأفراد الذين يضعون قوائم مهام منظمة ومنتظمة يميلون إلى المماطلة بشكل أقل والعمل بكفاءة أكبر من أولئك الذين لا يقومون بذلك. ومع ذلك ، يبدو أن العديد من هؤلاء الأفراد أيضًا أعلى بشكل ملحوظ في سمة الضمير الشخصي ، مما قد يجعلهم أكثر عرضة من غيرهم لمتابعة المهام في المقام الأول. يجادل الباحثون بأن الأشخاص الأقل وعيًا قد يستمرون في الاستفادة من استخدام قوائم المهام – لكنهم قد يحتاجون أولاً إلى التعود على فعل شيء قد يشعر ، على الأقل في البداية ، بأنه “خارج عن طبيعته”.
ما هي فوائد كتابة قائمة المهام؟
وضع قوائم بما يجب القيام به يمكن أن يساعد في تهدئة القلق ؛ غالبًا ما يجد الأشخاص الذين يشعرون بالإرهاق من كل ما يجب القيام به أن كتابته على الورق يجعله أكثر قابلية للتنظيم وأقل تخويفًا وأسهل في التعامل معه. وبالمثل ، يمكن أن يكون شطب العناصر بمجرد الانتهاء شكلاً من أشكال التحفيز وحتى تخفيف التوتر. يمكن أن تساعد قوائم المهام أيضًا الفرد على فصل المهام غير المهمة عن المهام المهمة ، وتتبع المسؤوليات أو المواعيد التي يسهل نسيانها ، وتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر.
